Match My Event
Eventplatform voor efficiënt beheer van events en aanvragen
Match My Event is een platform voor evenementenbeheer dat aanvragen, planning en opvolging centraliseert. Efficiënter werken en sneller schakelen.
De realiteit voor de zaakvoerder
Voor events bij Corda Arena op Corda Campus in Hasselt kwam al snel dezelfde uitdaging terug: elke aanvraag vroeg veel manueel werk, overleg en uittekenen.
Wat simpel moest zijn, werd complex. Wat snel kon gaan, duurde vaak uren.
Elke klant had andere verwachtingen: het aantal gasten wisselde, opstellingen veranderden en ook het gebruik van podia, tafels en zones verschilde telkens. Voor het team betekende dit dat elk voorstel opnieuw manueel moest worden opgebouwd, met plannen, berekeningen en offertes die steeds aangepast werden.
Hoewel Corda Arena een sterke locatie is met enorm veel mogelijkheden, werd het interne proces steeds zwaarder naarmate het aantal aanvragen groeide. Standaard events namen onnodig veel tijd in beslag en maatwerk vroeg nog meer opvolging. Hierdoor ging kostbare tijd verloren en werd het moeilijker om snel en professioneel te reageren naar klanten.
De behoefte aan een slimmere aanpak
De vraag was duidelijk: hoe kunnen eventvoorstellen sneller worden uitgewerkt zonder in te boeten op kwaliteit en flexibiliteit? Hoe kan een klant meteen zien wat mogelijk is, zonder lange uitleg of complexe plannen? Corda Arena zocht daarom geen extra werklast, maar een slimmere manier om het volledige proces te vereenvoudigen.
Van uren uittekenen naar slimme configuratie
In plaats van elk event handmatig uit te tekenen, werd gekozen voor een interactieve configurator die het volledige samenstellen van een event visueel maakt.
Nu kunnen klanten en sales in één flow hun capaciteit bepalen, ruimtes indelen en opstellingen aanpassen. Standaard layouts zorgen voor een snelle start, terwijl maatwerk eenvoudig blijft.
Duidelijkheid voor klant én team
Elke configuratie levert automatisch een overzicht op van de volledige opstelling. Niet alleen visueel, maar ook praktisch: hoeveel tafels, hoeveel stoelen, welke podia en hoe de verschillende zones zijn ingericht.
Deze informatie wordt rechtstreeks omgezet in duidelijke samenvattingen en exporteerbare documenten die gebruikt worden voor offertes en interne planning.
Breder toepasbaar dan events alleen
Wat bij Corda Arena werkt, is relevant voor veel bedrijven. Overal waar vandaag veel manueel wordt samengesteld, gerekend of uitgewerkt, ligt er enorme efficiëntiewinst.
Of het nu gaat om offertes, maatwerkproducten, salesflows, ruimte-indelingen of complexe keuzes voor klanten - een slimme configurator maakt processen sneller, duidelijker en schaalbaarder.
Concrete impact op de werking
Sinds de invoering van de configurator werkt Corda Arena merkbaar efficiënter. Aanvragen worden sneller opgevolgd, offertes volgen vlotter en klanten krijgen meteen een helder beeld van hun event. Dit resulteerde in 25% kostenbesparing in de voorbereiding, 45% minder verwerkingstijd per aanvraag en een stijging van 21% in effectieve boekingen.
%
kostenbesparing
%
minder verwerkingstijd
%
conversiestijging
Ook jouw processen slimmer maken?
Werk jij vandaag met tijdrovende offertes, veel manuele opvolging of complexe samenstellingen? Dan kan een configurator ook in jouw bedrijf een groot verschil maken.
Wij bouwen interactieve configuratie-oplossingen die bedrijven helpen om sneller te werken, fouten te verminderen en klanten beter te begeleiden richting aankoop of boeking.
Wil je weten hoe zo’n aanpak er voor jouw sector kan uitzien? Dan denken we graag met je mee.
let's meet
Ontdek meer cases
Ontdek andere projecten waarin we bedrijven hielpen om processen te vereenvoudigen, tijd te besparen en sneller van idee naar resultaat te gaan met slimme digitale oplossingen.
bekijk al onze cases
